员工会档案是员工会工作必不可少的史料和佐证，为了规范校员工会档案管理工作，有效地传承和利用校员工会档案，制定以下制度：
一、员工会工作档案的收集与整理
1．员工会各部门在开学初向秘书处提交上一学期工作总结及本学期工作计划，两周内完成上交工作再转交给综合策划部。
2．员工会各部门单独组织或联合组织的大型活动前，须将活动所用的各种文字材料，活动形式、内容、时间、地点、参加人员、活动效果以及奖项设置等以书面材料形式交由员工会秘书处。
3．秘书处需及时将每学期大事记，报道稿 整理好统一归档。
4．各部门主办的刊物在每期编印出版后，负责人须及时将刊物交由校员工会秘书处存档。
5．员工会内部会议及员工会参与的公司大型会议，秘书处由专人负责记录并存档。
6．对上级来文，各兄弟院校员工会交流资料，员工会活动图片资料等有保存价值的材料均记入档案。
7．针对员工会的电子档案，在每学期末将进行磁盘刻录，以避免员工会电脑故障而带来资料丢失的情况。
二、员工会工作档案的保存与管理
1．员工会工作档案由秘书处统一进行登记、装订、分类后，存放于员工会档案柜，由员工会秘书处管理。
2．使用者借阅档案时，须先向秘书处提出书面或口头申请，然后由秘书处进行严格的登记与交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况后，方可借阅。
3．使用者借阅档案后，必须严格保证档案完好无损，不得转借，不得在档案上随意勾划、涂抹和其他撕、损、剪、切等破坏性行为。
4．使用者每次借阅档案的数量不能超过十份，每批档案借阅时间不能超过两周。有特殊情况者需向秘书长汇报，说明原因后，方可多借或续借。
5．归还档案时，秘书处必须认真清点，并在借阅登记薄上进行注销，如发现外借档案出现排列秩序混乱、污损、拆散、撕破、散失，应及时向秘书长汇报，秘书长根据实际情况，对其进行处理。
6．对借阅档案且不按时归还者，秘书处应及时向有关人员进行催还，以避免档案的遗失，提高档案利用率。
7．秘书处应做好外借档案的登记与记录工作，由员工会秘书长与主席团负责监督。
8．档案管理人员进行存档工作时，严禁其他人员随意翻阅，扰乱档案管理工作顺利进行。
9．本条例2016年9月1日试行。
10．本条例解释权归员工会秘书处。